bg-zen-archiving-1

Dimensiune font:

Arhivarea electronică garantează securitatea documentelor

| 14-10-2019 17:18

Companiile sunt obligate să păstreze în arhive, conform legii, anumite documente. Însă „arhivarea fizică” se face cu costuri destul de mari, de bani și de spațiu. Firmele pot face economii utilizând arhivarea electronică, care oferă un grad sporit de securitate și confidențialitate.

Arhivarea electronică reduce costurile pentru firme prin eliminarea etapelor de manipulare si stocare a documentelor fizice prin metode actuale și eficiente de păstrare a autenticității documentelor arhivate.

Documentele cu regim special trebuie să fie arhivate conform legii 135/2007 si stocate în centre de date acreditate ce corespund normelor de securitate și verificărilor periodice impuse de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale (MCSI) conform deciziei 493/2009.

Astfel, pentru a putea realiza arhiva electronică conform legii trebuie îndeplinite următoarele criterii:

a. Deținerea unui centru de date acreditat MCSI

b. Deținerea unei aplicații de management al arhivei electronice conform normelor MCSI

c. Titlul de Administrator de arhivă electronică acreditat MCSI

 

Ce tipuri de documente necesită arhivare conform legii?

Arhivarea este necesară în departamente precum Contabilitate, Juridic, Resurse Umane, Achiziții, Marketing, Secretariat etc, pentru toate tipurile de documente cu regim special reglementate de lege.

Se poate arhiva electronic orice tip de document, obligativitatea însă se aplică doar celor specificate prin lege, care au un regim pentru o perioadă fixă de timp, emise exclusiv în regim electronic.

Prin semnarea documentelor emise exclusiv în format electronic, de către titularul dreptului de dispoziție asupra documentului, însoțite de fișa documentelor arhivate se garantează autenticitatea acestora. Procedura se aplică documentelor precum contracte, polițe de asigurări, fluturași de salariu, state de plată, declarații ANAF.

 

Care este importanța arhivării documentelor conform legii?

Aceasta constă în asigurarea securității informației,  garantarea integrității documentelor pe o perioadă lungă de timp, identificarea rapidă a documentelor în cadrul arhivei electronice, folosind cuvinte-cheie, posibilitatea folosirii în instanță a documentelor ca mijloace probatorii, nemaifiind necesară consultarea arhive fizice. Toate aceste avantaje, plus reducerea costurilor privind tipărirea, manevrarea, transportul și depozitarea hârtiei reușesc să facă în așa fel încât arhivarea electronică conform legii să fie soluția cea potrivită celor mai multor companii”, explică dl Antoin Voicu, Communication & Lead Performance Zipper România.

 

Parte dintr-un grup de firme cu prezenţă în cinci ţări din Sud-Estul Europei, cu două centre de procesare în România şi Moldova, Zipper acoperă nevoile companiilor de a-şi optimiza fluxurile interne. Soluţiile şi serviciile de prelucrare a datelor şi a documentelor recepţionate, vehiculate sau expediate dintr-o companie, asigură un suport solid pentru reducerea costurilor şi a timpului de prelucrare.

 

 

 

 

Adauga comentariul tau

Nume:

E-mail:

Comentariu:

Security Code
Imagine noua
ULTIMA ORA

Premieră pentru România: Ministerul Mediului implementează tehnologia blockchain pentru consultarea populației.
02/07/2020 11:36

  Ministrul Mediului, Apelor şi Pădurilor, Costel Alexe, a anunţat astăzi lansarea unei platforme de consultare prin care va cere opinia şi votul populaţiei in legătură cu temele principale din ac ...

LICITATIA.RO. 800.000 lei pentru reabilitarea scolii din Roznov, jud Neamt
02/07/2020 10:31

              Primaria orasului Roznov, a organizat o licitatie privind extinderea Scolii Generale nr 1 din localitatea Roznov, jud. Neamt. Valoarea ...

Anunț de finalizare proiect
02/07/2020 09:30

ÎNFIINTARE SOCIETATE PENTRU PRESTARE SERVICII DE PUBLICITATE SI PROMOVARE

Guvernul a lansat Planul de relansare economică. Iohannis: Traversăm o criză mondială fără precedent, iar răspunsurile trebuie să fie pe măsură
02/07/2020 06:05

 Romanii merită o retea de autostrăzi la nivel european, un sistem energetic puternic in plan national si regional, industrii si servicii competitive, iar toate acestea sunt posibile numai prin accelerar ...

Ce se va întâmpla cu salariile angajaților cărora li se reduce timpul de lucru. Planul Guvernului Orban
01/07/2020 12:20

 "Guvernul va asigura plata unei indemnizaţii in valoare de 75% din diferenţa dintre salariul brut al unui angajat prevăzut in contractul individual de muncă dinaintea reducerii programului şi sa ...

Agricultura Moldovei a ajuns la mâna străbunicilor!  Peste 1.000 de fermieri din Regiunea de Nord-Est sunt trecuţi de 90 de ani!
01/07/2020 10:20

* cei mai mulţi dintre aceştia se regăsesc in judeţele Suceava (397), Botoşani (188) şi Neamţ (168) * surprinzător, numărul tinerilor pană in 20 de ani care lucrează pămantul in cele şase judeţe a ...

Anunț de finalizare proiect
01/07/2020 09:30

ÎNFIINTARE SOCIETATE PENTRU PRESTARE SERVICII DE PUBLICITATE SI PROMOVARE

PSD propune impozitarea marilor averi
30/06/2020 16:27

„Sustin impozitarea marilor averi, nu a muncii! Sper că e clar si pentru cei din PNL care incearcă să deturneze in mod populist această temă. Le reamintesc că PSD a redus impozitul pe venitul din mu ...

Suprataxa pe tutun a picat în Parlament: răsturnare de situație în Camera Deputaților
30/06/2020 12:57

 Un proiect de lege initiat de PSD, PNL si USR, pentru suprataxarea industriei tutunului, si care fusese adoptat de Senat, a fost RESPINS, marti, in plenul Camerei Deputatilor. Legea introdu ...

Sporuri de 25% pentru angajații cu acces la informații clasificate: lege adoptată în Camera Deputaților
30/06/2020 12:45

 ”Art.15 1. – (1) Personalul militar, poliţiştii, poliţiştii de penitenciare, precum şi personalul civil din sistemul de apărare, ordine publică şi securitate naţională care ocupă o ...


CTP IASI- Totul pentru sanatatea ta!


CTP IASI- Totul pentru sanatatea ta!