Ce documente HR pot fi semnate electronic și cum se păstrează?

Contractul de muncă, actele adiționale și unele documente interne de HR pot fi semnate electronic.

Pentru a proteja o companie în cazul litigiilor sau inspecțiilor, departamentul HR trebuie să știe exact ce tipuri de acte pot fi semnate digital, cum se păstrează fișierele originale și ce dovezi tehnice de validare trebuie arhivate.

Ce documente HR pot fi semnate electronic?

Art. 16 din Codul Muncii și Legea 214/2024 privind serviciile de încredere arată că legislația românească permite digitalizarea întregului flux de documente HR. 

Cu toate acestea, cerințele tehnice și juridice pot fi diferite în funcție de document:

Contractul de muncă și actele adiționale

Documentele care reglementează raportul de muncă pot fi încheiate, modificate sau suspendate utilizând semnătura electronică calificată, care are efect juridic echivalent semnăturii olografe conform Legii 214/2024. Printre aceste documente se numără: 

• Contractul individual de muncă (CIM); 

• Toate actele adiționale ulterioare;

• Fișa postului (ca anexă la contract);

• Deciziile de suspendare sau încetare ale raporturilor de muncă;

• Notele de lichidare și acordurile de confidențialitate/neconcurență.

De asemenea, angajații pot semna legal, în anumite condiții, contracte de muncă folosind semnătura avansată de pe Cartea Electronică de Identitate (CEI).

Adeverințele și documentele interne

Adeverințele și fișele de evaluare pot fi întocmite electronic, potrivit regulilor stabilite de angajator:

• Adeverințele de salariat/vechime;

• Fișele de evaluare a performanțelor profesionale;

• Fișele de instruire SSM; 

• Deciziile interne ale managementului; 

• Informările individuale.

În acest caz, conform art. 16 alin. (1²) din Codul Muncii, angajatorul poate utiliza semnătura electronică avansată sau calificată, ori un sigiliu electronic emis pe persoană juridică.

Fișele de instruire pentru siguranța la muncă

Fișele de instruire în securitate și sănătate în muncă (SSM) dovedesc instruirea pentru prevenirea accidentelor și îmbolnăvirilor.

Legea nr. 319/2006 permite dovada electronică a instruirii. Fișa se semnează de salariat și de persoanele care au efectuat și verificat instruirea.

Ce trebuie păstrat pentru verificarea documentelor HR?

Angajatorul are obligația de a păstra documentele oficiale electronice în original, împreună cu datele de validare și dovezile de comunicare, atunci când este cazul.

Originalul semnat electronic și datele de validare

Dacă semnăturile angajatorului și angajatului sunt incorporate în fișierul PDF, pentru arhivare este suficientă salvarea acestui fișier într-un folder securizat. 

Dar dacă procesul de semnare generează două fișiere distincte (documentul inițial + un fișier cu extensia .p7s sau .p7m), ambele fișiere trebuie păstrate obligatoriu în același folder. Pierderea fișierului de semnătură face imposibilă verificarea autenticității documentului.

În același folder pot fi incluse:

1. Fișierul original semnat de ambele părți, inclusiv fișierele .p7s sau .p7m;

2. Marca temporală calificată, dacă a fost folosită;

3. Raportul de verificare emis de Adobe Reader sau de platforma unui furnizor calificat de servicii de încredere.

Important: Cheile private, PIN-urile sau parolele folosite de semnatari aparțin exclusiv titularilor și nu se stochează niciodată în arhiva companiei.

Dovezile de comunicare către salariat

Dovezile de comunicare arată ce document a fost transmis salariatului și când. Dovezile utile includ:

• Documentul transmis într-un format accesibil angajatului;

• În cazul comunicării prin email, se păstrează mesajul original în format .eml sau .msg și confirmarea explicită de primire/citire din partea salariatului (Read Receipt sau răspuns scris);

Pentru concediere și alte acte se pot aplica alte reguli pentru comunicare, proprii companiei.

Cum organizezi dosarul salariatului pentru un control ITM?

Încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă folosind semnătură electronică obligă angajatorul să constituie dosarul personal electronic al salariatului, conform art. 16¹ din Codul Muncii (introdus prin OUG 36/2021).

Structura dosarului personal electronic

Dosarul digital al fiecărui angajat trebuie să conțină:

• Contractul individual de muncă, fișa postului, actele adiționale, deciziile de suspendare/încetare;

• Documentele de recrutare și calificare (C.V., copii ale actelor de studii, certificate de calificare, avize medicale);

• Documente justificative pentru datele din REGES Online.

Transmiterea datelor în sistemul REGES Online nu înlocuiește obligația de a păstra documentele originale.

Drepturile și obligațiile angajatorului la un control ITM

Potrivit legii, angajatorul are dreptul de a furniza inspectorilor ITM dosarul angajatului în format electronic, fără a imprima pe hârtie documentele întocmite și semnate digital. 

Pentru a trece cu succes un control ITM, angajatorul are obligația să:

1. Prezinte fișierele originale, semnate digital, la cererea organului de control;

2. Dovedească respectarea GDPR prin permisiuni stricte de vizualizare/editare a documentelor;

3. Asigure sisteme de backup pentru prevenirea pierderii sau alterării datelor.

Ce se întâmplă când expiră certificatul pentru semnătură electronică?

Expirarea certificatului digital cu care a fost semnat un document HR nu anulează și nu afectează valabilitatea juridică a actului deja încheiat.

Un contract de muncă sau un act adițional semnat în perioada în care certificatul era activ este valid pe toată durata contractului agreată de părțile semnatare. 

Pentru a evita orice dispută privind data semnării după expirarea certificatului, se recomandă și utilizarea unei mărci temporale calificate, care atestă faptul că documentul exista și a fost semnat la o dată și oră exacte, furnizate de o sursă de timp autorizată și coordonată cu UTC. 

Serviciul de arhivare utilizat pentru documentele semnate digital trebuie ales astfel încât semnăturile să poată fi verificate și în viitor.