Ce trebuie să știe producătorii despre OIREP și obligațiile AFM

Pentru companiile care produc, importă sau comercializează produse ambalate, obligațiile privind ambalajele nu mai reprezintă doar o cerință administrativă. Ele influențează costurile, procesele interne, raportările financiare și chiar indicatorii ESG.  

Administrația Fondului pentru Mediu (AFM) solicită raportări periodice și stabilește contribuții financiare clare în cazul neîndeplinirii obiectivelor de reciclare. În paralel, Organizațiile care Implementează Răspunderea Extinsă a Producătorului (OIREP) oferă posibilitatea transferului responsabilității privind îndeplinirea țintelor de reciclare.

1. Înțelegeți dacă aveți calitatea de „producător” în sens legal

Conform OUG nr. 196/2005 privind Fondul pentru mediu și Legii nr. 249/2015 privind gestionarea ambalajelor și a deșeurilor de ambalaje, „producător” nu înseamnă doar fabricant.

Aveți obligații dacă:

1. Fabricați produse ambalate în România.
2. Importați sau achiziționați intracomunitar produse ambalate.
3. Comercializați produse sub marcă proprie.
4. Ambalați sau reambalați produse pentru piața internă.

Un retailer care vinde produse marcă proprie devine producător pentru ambalajele respective. O companie care importă echipamente ambalate preia obligațiile pentru ambalajele introduse pe piață în România.

Nu tipul clientului (B2B sau B2C) determină obligația, ci introducerea ambalajului pe piața națională.

2. Identificați corect tipurile de ambalaje puse pe piață

Declarațiile către AFM trebuie să reflecte toate tipurile de ambalaje:

• ambalaje primare (în contact direct cu produsul),
• ambalaje secundare (grupare pentru vânzare),
• ambalaje terțiare (transport, paletizare),
• ambalaje de desfacere (pungi, sacoșe).

Un exemplu frecvent: un produs ambalat în folie plastic, introdus într-o cutie de carton și transportat pe palet înfoliat. Fiecare componentă se declară separat, în kilograme, pe material.

Erorile de clasificare generează diferențe la control. Ambalajele compozite sau multistrat necesită atenție suplimentară și, în multe cazuri, analiză tehnică a structurii materialului.

3. Alegeți modalitatea de îndeplinire a obligațiilor: individual sau prin OIREP

Aveți două opțiuni legale:

1. Gestionare individuală.
2. Transfer de responsabilitate către un OIREP autorizat.

Gestionarea individuală

Impune:

• contractarea directă a colectorilor și reciclatorilor autorizați,
• urmărirea trasabilității deșeurilor,
• demonstrarea atingerii țintelor anuale,
• raportare detaliată către AFM.

Această variantă funcționează în general pentru companii cu volume mari și departamente interne dedicate.

Transferul către OIREP

OIREP preia obligația de a atinge țintele de reciclare în numele dumneavoastră. Conceptul derivă din principiile responsabilității extinse a producătorului (Extended Producer Responsibility), descrise la nivel internațional în cadrul politicilor de tip product stewardship.

Prin contract, OIREP:

• colectează contribuții,
• organizează colectarea și reciclarea,
• raportează către AFM,
• își asumă riscul nerealizării țintelor.

Atenție: transferul responsabilității privind reciclarea nu elimină obligația dumneavoastră de declarare a cantităților către AFM.

4. Înregistrați-vă și raportați corect în platforma AFM

Indiferent de opțiunea aleasă, trebuie să:

1. Vă înregistrați în aplicația online AFM.
2. Depuneți declarații lunare sau trimestriale.
3. Păstrați documente justificative minimum 5 ani.

Termenul standard pentru declarațiile lunare este data de 25 a lunii următoare.

Greșeală frecventă: utilizarea exclusivă a datelor contabile. Evidența financiară nu reflectă întotdeauna cantitatea efectiv pusă pe piață (stocuri, exporturi, retururi).

Recomandare practică: realizați reconciliere lunară între:

• achiziții ambalaje,
• stocuri,
• produse vândute pe piața internă,
• produse exportate.

5. Calculul obligațiilor – cum determinați corect expunerea financiară

Aceasta este una dintre cele mai sensibile zone pentru managementul financiar.

Formula de bază

Pentru fiecare material:

Cantitate pusă pe piață (kg) × Procent minim de reciclare = Obligație de reciclare (kg)

Dacă nu atingeți ținta, diferența se taxează cu 2 lei/kg conform OUG 196/2005.

Exemplu concret

O companie introduce pe piață într-un an:

• 20.000 kg plastic
• 15.000 kg carton

Presupunem ținte de reciclare:

• 50% pentru plastic
• 75% pentru carton

Obligațiile devin:

• Plastic: 20.000 × 50% = 10.000 kg
• Carton: 15.000 × 75% = 11.250 kg

Dacă prin OIREP se reciclează integral, nu există contribuție suplimentară.

Dacă gestionați individual și realizați:

• 8.000 kg plastic
• 11.000 kg carton

Diferența pentru plastic este 2.000 kg. Contribuția: 2.000 × 2 lei = 4.000 lei.

Pentru carton, diferența este 250 kg. Contribuția: 250 × 2 lei = 500 lei.

Total expunere: 4.500 lei.

Pentru volume mari, impactul poate deveni considerabil. De aceea, multe companii implementează verificări intermediare trimestriale pentru a ajusta strategia înainte de închiderea anului.

Recomandări practice

• Calculați lunar progresul față de țintă.
• Solicitați rapoarte intermediare de la OIREP.
• Verificați periodic corectitudinea încadrării materialelor.
• Implicați departamentul financiar în simulări de risc.

6. Termenele și penalitățile – ce trebuie monitorizat atent

Neconformarea nu înseamnă doar contribuția de 2 lei/kg.

AFM poate aplica:

• amenzi contravenționale între 10.000 și 100.000 lei,
• dobânzi și penalități de întârziere,
• decizii de impunere retroactive.

Situații frecvente sancționate

1. Nedeclararea la termen.
2. Subdeclararea cantităților.
3. Lipsa contractului valid cu OIREP.
4. Documente justificative incomplete.

Un scenariu comun: contract OIREP expirat, dar compania continuă să declare fără acoperire contractuală. În acest caz, AFM poate considera că obligațiile nu au fost transferate și poate calcula contribuția pentru întreaga cantitate pusă pe piață.

Bune practici

• Monitorizați termenele într-un calendar intern validat de CFO.
• Verificați anual valabilitatea autorizației OIREP.
• Efectuați audit intern de mediu înainte de închiderea exercițiului financiar.
• Corectați proactiv declarațiile prin rectificative dacă identificați erori.

7. Selectarea și monitorizarea OIREP

AFM publică lista organizațiilor autorizate. Verificați:

• valabilitatea autorizației,
• acoperirea pe tipuri de materiale,
• istoricul de conformare.

Analizați contractul din perspectivă juridică și financiară. Evaluați clauzele privind:

• răspunderea în caz de neîndeplinire a țintelor,
• ajustarea tarifelor,
• rezilierea anticipată.

Unele companii aleg să digitalizeze complet fluxul de date pentru a corela evidențele interne cu raportările către OIREP și AFM. Pe piața din România există soluții integrate care acoperă întreg procesul, inclusiv fluxurile de raportare confirma catre ANPM prin platforme dedicate. 

Aceste sisteme permit centralizarea datelor din producție, contabilitate și logistică într-un singur flux de raportare, reducând riscul de eroare umană. În practică, digitalizarea aduce predictibilitate și trasabilitate, mai ales pentru companii din Top 100 cu volume mari și portofolii complexe.

8. Corelați obligațiile privind ambalajele cu celelalte fluxuri REP

Dacă introduceți pe piață:

• echipamente electrice și electronice,
• baterii,
• anvelope,
• produse supuse SGR,

veți avea obligații suplimentare distincte.

Coordonați toate fluxurile REP într-o viziune unitară. Directorii de sustenabilitate și CFO trebuie să analizeze impactul cumulat asupra costurilor și asupra raportărilor ESG.

9. Pregătirea pentru control AFM

Un control AFM verifică:

• concordanța între declarații și documente,
• contractele OIREP,
• evidențele cantitative,
• justificarea exporturilor,
• trasabilitatea reciclării (în gestionare individuală).

Pregătiți:

1. Facturi de achiziție ambalaje.
2. Situații centralizatoare pe materiale.
3. Contract OIREP valabil.
4. Dovezi de reciclare (dacă este cazul).
5. Rapoarte interne de reconciliere.

Colaborarea deschisă și documentația completă reduc durata și complexitatea controlului.

10. FAQ scurt pentru management

Este suficient contractul cu OIREP? Nu. Trebuie să declarați în continuare cantitățile către AFM.

Se pot corecta declarațiile depuse greșit? Da, prin declarații rectificative, înainte sau după control.

Ce se întâmplă dacă schimb OIREP-ul? Trebuie notificat AFM și clarificate cantitățile aferente fiecărei perioade contractuale.

Cum reduc riscul financiar? Prin verificări intermediare, audit intern și digitalizarea evidențelor.

Pași concreți pentru a începe sau a verifica conformitatea

1. Confirmați statutul de producător conform Legii 249/2015.
2. Realizați inventarul complet al ambalajelor pe materiale.
3. Reconcilați evidența contabilă cu cea de mediu.
4. Simulați anual obligațiile financiare.
5. Verificați contractul OIREP și autorizația acestuia.
6. Implementați un calendar intern de raportare.
7. Efectuați audit intern înainte de finalul anului.

Gestionarea corectă a relației cu OIREP și AFM cere disciplină operațională, coordonare între departamente și o abordare structurată a datelor. Pentru decizii cu impact financiar sau juridic, consultați un specialist în dreptul mediului sau un consultant de conformitate.